¿Quieres mejorar el manejo de tu tiempo y no sabes? ¿Alguna vez has deseado tener más horas durante el día? ¿Por qué algunas personas parecen hacer todo sin esfuerzo y otras sienten que el tiempo los ahoga constantemente?
El secreto para administrar bien tu tiempo no es trabajar más horas, sino priorizar las cosas importantes y aprender a usar el tiempo de manera más eficiente y efectiva. El secreto es trabajar inteligentemente, no más duro. Te dejo este video donde te detallo las claves:
Tabla de contenidos
Identifica tu estilo de vida y mejorar la gestión del tiempo
Algunos de nosotros, por naturaleza, organizamos y hacemos todas las tareas para luego ir a descansar o relajarnos, mientras que otros nos relajamos primero y trabajamos después. Es importante reconocer primero qué tipo de persona eres y si tu estilo de vida te permite tener la vida que realmente anhelas.
Tal vez eres una persona súper organizado en el trabajo, pero estás agotado porque no sabes cómo hacer tiempo para ti mismo. O tal vez, eres una persona que sabe cómo relajarte, pero no estás satisfecho porque no estás cumpliendo tus metas y tus sueños.
En lugar de etiquetarte o darte unos látigos o unos golpes de pecho, toma en consideración que la administración del tiempo es un área de tu vida que puedes fortalecer o simplemente mejorar. Es como un nuevo músculo, se necesita práctica y repetición para hacerlo más fuerte.
Aspectos claves para gestionar el tiempo
Para ayudarte a comenzar, aquí te presento algunos aspectos que debes revisar que te pueden ayudar a optimizar tus días en el trabajo y en tu casa.
Prueba alguno de estos pasos a ver qué sucede con la gestión del tiempo en tu vida:
- Dedica un tiempo a tu vida para la organización de las actividades que para ti sean prioritarias
Agarra una hoja en la mañana por 5 minutos y escribe cuáles son esas actividades que tienes que hacer durante el día.
- Tiempos realistas
Es muy importante que esas listas de tareas pendientes sean realistas, no ficticias o imposibles. Procura que esos tiempos de los programas que estás haciendo sean menores. ¿Qué quiere decir esto? Que dejes tiempo para lo inesperado y para las interrupciones.
- Reduce las interrupciones
Reduce las interrupciones porque al final te disminuyen tu productividad. Por ejemplo, pon tu celular en modo no molestar cuando estás en una actividad que requiere concentración.
- Da prioridad a lo más importante
Prioriza lo más importante y una vez que lo tengas detallado toma acción de esa actividad que seleccionaste. Es importante que tomes acción.
- Tu actividad biológica
Toma en consideración cuál es tu hora de máxima actividad biológica: ¿a qué hora del día trabajas mejor? Planea hacer tu trabajo en ese momento, o tu mejor trabajo.
- Aprende a decir NO
Al decir que no, puedes establecer límites y mantener tu dignidad. Además, puedes evitar comprometerte con cosas que no quieres hacer o que no puedes hacer.
- Pide ayuda y delega
Para tener éxito, es importante reconocer cuándo necesitas ayuda y aprender a delegar de manera efectiva. No tengas miedo de pedir asistencia, ya que no hay vergüenza en admitir que no puedes hacer todo solo.
- Reconoce
Cuando logres las cosas, reconócete y di «qué bien que lo he logrado».
Obstáculos en la administración del tiempo
También debes echar un vistazo a los dos mayores obstáculos que pueden interferir en tu manejo del uso del tiempo: Uno es la postergación y la otra es que no tengas un propósito claro.
Generalmente postergamos cuando una tarea parece demasiado desalentadora, demasiado grande o demasiado compleja, o cuando sentimos que no podemos manejarla.
Cuando tengas esa sensación de «parálisis», intenta «fragmentar el tiempo», o sea divide la tarea en pasos de acción más pequeños y manejables.
También a menudo usamos nuestro tiempo de manera ineficiente porque estamos aburridos, sin compromiso y lo más importante sin inspiración. Las personas más efectivas te dirán que aman lo que hacen y están alineadas con un propósito mayor. ¿Cuál es el tuyo?
Herramientas y técnicas de gestión del tiempo
Existen diversas herramientas y técnicas que puedes utilizar para mejorar tu manejo del tiempo y ser más productivo. Si estás buscando administrar mejor tu tiempo, algunas herramientas comunes que podrías utilizar incluyen:
Lista de tareas
Una lista de tareas es una herramienta simple pero efectiva que te permite anotar todas las actividades que necesitas realizar en un día determinado. Al hacer una lista, puedes visualizar todas las tareas que necesitas completar y asegurarte de que no se te olvide nada importante. Puedes usar aplicaciones y software de manejo del tiempo tales como:
Notion
Sistema flexible y versátil para organizar tu vida en un solo lugar. Permite crear vistas personalizadas con bases de datos, listas de tareas, calendarios y más.
Trello
¿Prefieres verlo todo en un tablero? Trello es tu mejor aliado. Organiza proyectos y flujos de trabajo con tarjetas, listas y paneles de control intuitivos. Colabora en equipo y completa tareas arrastrando y soltando.
Asana
Si buscas gestionar tus proyectos al detalle, Asana es la opción perfecta. Define tareas, fechas límite, adjunta archivos y deja comentarios para un seguimiento completo de inicio a fin.
Google Calendar
Y para no olvidar ningún evento, reunión o fecha límite, sincroniza todo con Google Calendar. La integración perfecta para mantener tu agenda siempre accesible.
Calendario
Un calendario es una herramienta muy útil para planificar tus actividades a lo largo del tiempo. Puedes utilizar un calendario para programar reuniones, citas, plazos de entrega y otras actividades importantes, lo que te permite visualizar tu horario y asegurarte de que no se superpongan actividades importantes.
Relojes Inteligentes
Utilizar un reloj para medir el tiempo puede ser una herramienta muy efectiva para mejorar tu manejo del tiempo. Puedes utilizar un temporizador para controlar el tiempo que dedicas a cada tarea, lo que te ayuda a mantener el enfoque y evitar distracciones. Algunos de los dispositivos para medir el tiempo puedo nombrarte:
Apple Watch Series 8
Es la mejor opción si tienes un iPhone. Tiene integración con el ecosistema de Apple, permite ver calendario, crear recordatorios, establecer alarmas y metas de actividad. Excelente para optimizar tu productividad.
Fitbit Sense
Destaca por sus avanzadas métricas de salud y herramientas para dormir . Te ayuda a lograr rutinas y hábitos más productivos mediante el seguimiento de actividades. Cuenta con alarmas, cronómetro y temporizador.
Garmin Vivoactive 4
Es altamente personalizable, con aplicaciones, watchfaces y widgets para productividad. Posee funciones nativas como temporizador, cronómetro, recordatorios y calendario. Ideal para fitness y trabajo.
Libros sobre productividad personal
Si lo que te gusta es leer de expertos, te recomiendo los siguientes libros:
- Transforma tu vida con Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva. El manual definitivo de Stephen Covey con los principios para alcanzar el éxito personal y profesional. ¡Adopta los 7 hábitos de líderes mundiales!
- Desarrolla Hábitos Atómicos imparables con el método probado de James Clear. Pequeños cambios, resultados extraordinarios. Este bestseller te revela el secreto de los hábitos que perduran y estrategias científicas para construir la mejor versión de ti.
- Domina tu tiempo y duplica tu productividad con Las 4 Horas de la Semana Laboral. Timothy Ferriss te guía paso a paso en técnicas para rendir más en menos tiempo. Olvídate del trabajo duro, es momento de trabajar inteligente y disfrutar la vida.
- Olvida la procrastinación con El Método Pomodoro. La técnica favorita de estudiantes y profesionales para enfocarse en cualquier tarea. Francesco Cirillo te enseña a maximizar tu concentración con tiempos de trabajo y pausas estratégicas. Sencillo y altamente efectivo.
Suplementos naturales
Suplementos naturales para elevar la concentración y el enfoque, tales como:
Lion’s Mane (Melena de León)
Promueve la generación de nuevas neuronas. Incrementa los niveles del factor neurotrófico derivado del cerebro. Mejora la memoria y previene su deterioro. Protege la función cognitiva durante el envejecimiento. Reduce la ansiedad y el estrés.
Ginseng
Mejora la memoria y la capacidad de concentración. Incrementa la energía física y mental. Reduce el estrés y la fatiga. Puede ayudar a tratar el deterioro cognitivo. Potencia la actividad neuronal.
Música relajante
Servicios de streaming de música ambiental y sonidos relajantes para trabajar. Por ejemplo, yo escucho música binaural. Este tipo de música utiliza tonos de diferente frecuencia en cada oído para generar ondas cerebrales específicas.
Al escucharla con audífonos podrás relajar tu mente, mejorar tu concentración, conciliar mejor el sueño, disminuir la ansiedad y acceder a estados meditativos más profundos. Incluso puede ayudarte a manejar el dolor y potenciar tu creatividad.
Prueba los beneficios de este tipo de audio que induce estados mentales muy positivos. Verás cómo te ayuda a reducir estrés, enfocarte y descansar mejor.
Estrategia de gestión del tiempo para tu vida interior
Cuando se trata de administrar tu tiempo, es posible que debas hacerte las preguntas:
- ¿Estoy haciendo lo que me gusta hacer?
- ¿Estoy haciendo algo significativo para mí?
- ¿Realmente te llena, realmente lo disfrutas, te encanta?
Si las respuestas a estas preguntas son negativas, es hora de reevaluar cómo estás utilizando tu tiempo y hacer cambios para enfocarte en lo que realmente te importa.
Puntos críticos a revisar sobre el tiempo en el trabajo
Si eres alguien que trabaja en un empleo con horarios fijos, ten en cuenta que aunque este texto se centra más en personas que tienen la capacidad de administrar su tiempo de manera flexible, existen diversas estrategias que se pueden aplicar para mejorar la productividad en cualquier tipo de trabajo, incluso con un horario fijo. Por ejemplo, la priorización de tareas y la reducción de interrupciones son medidas que se pueden aplicar en diferentes contextos laborales.
Es importante tener en cuenta que no todas las recomendaciones pueden ser útiles para todas las personas. Es fundamental que adaptes estos consejos a tu propia realidad y circunstancias. Igualmente es bueno recordar que el descanso y la desconexión son fundamentales para mantener una buena salud mental y física, y esto puede tener un impacto positivo en la productividad y la eficiencia.
En cuanto al impacto de factores externos como el estrés y la presión laboral, es importante reconocer que estos factores pueden afectar la administración del tiempo y la productividad. En estos casos, se recomienda buscar estrategias para manejar el estrés y la presión de manera efectiva, como la práctica de técnicas de relajación o la búsqueda de apoyo emocional.
Te dejo aquí un video con una técnica de hipnosis que ayuda a gestionar la ansiedad y el estrés:
En resumen, aunque el texto presenta algunos puntos críticos, es importante tener en cuenta que puedes adaptar estos consejos a tu propia realidad y circunstancias. Además, es fundamental tener la habilidad de adaptarte y ser flexible para poder manejar los diferentes factores que pueden afectar el manejo del tiempo y la productividad de la mejor manera posible.
Preguntas frecuentes sobre la gestión eficaz del tiempo
Las habilidades de gestión del tiempo se refiere a la forma de administrar el tiempo de manera efectiva para lograr objetivos específicos. Es importante porque permite a las personas ser más productivas y eficientes en su tiempo en el trabajo y vida personal.
Existen varias estrategias que puedes utilizar para mejorar tu manejo del tiempo, incluyendo la identificación de tu estilo de vida, la priorización de tareas, la reducción de interrupciones, la delegación de tareas y la fragmentación del tiempo en pasos manejables.
Una de las principales razones por las que las personas postergan tareas es porque las consideran demasiado grandes o complejas. Para superar la postergación, puedes dividir las tareas en pasos más pequeños y manejables.
Incluir actividades para la vida interior, como la meditación o el yoga, puede ayudar a mantener una mente clara y enfocada, lo que a su vez puede mejorar la productividad y la eficiencia en el trabajo y en la vida personal.
Presta atención a tu energía y concentración durante el día para identificar tu hora de máxima actividad biológica. Planea hacer tu trabajo en ese momento para maximizar tu productividad.
Reflexión final sobre cómo mejorar la productividad
A medida que fortaleces tu nuevo músculo de administración del tiempo, mantén tu enfoque en organizarte para que puedas vivir la vida por la que estás aquí y así lo puedas expresar. En vez de ser una obligación, muchas personas hacen esto por una obligación, si lo haces porque lo quieres hacer eso puede ser un boleto o te puede dar más diversión, más satisfacción y tener una vida más vibrante y emocionante.
Como una nota personal, así como dedicas tiempo a planificar y ordenar tu vida para todas tus actividades, recuerda siempre incluir actividades para tu vida interior. Mientras todo lo interior esté ordenado y alineado con tu propósito de vida, es casi automático que tu exterior se ordene. Así que, ¿cuáles son tus mayores retos a la hora de ordenar tu vida o tu tiempo?